Anders kom med et løbeark, der så rigtigt ud
Anders var frivillig i en lokal forening og skulle fremover lede en debataften med fire deltagere. Han kom til os med et løbeark, han selv havde lavet i et regneark, pænt opstillet, med farver og tider helt ned til det halve minut. Det så ud, som om det var klar til brug, og han var tydeligt stolt af det.
Jeg læste det igennem, før vi gik i gang med øvelsen, og stillede ham ét spørgsmål: hvad gør du, hvis det andet indslag ikke er klar til tiden? Han tænkte et øjeblik og svarede ærligt, at det havde han ikke tænkt på. Alle tider hang sammen som perler på en snor, og hvis én gled, gled resten med.
Det er en meget almindelig start. Mange bygger løbearket som en køreplan, de håber at følge, i stedet for et redskab, de kan bruge, når noget ændrer sig. Det var præcis den forskel, vi skulle arbejde med de følgende gange.
Øvelsen, hvor den første gæst udeblev
I øvelsen fik Anders til opgave at åbne et program på tyve minutter med tre gæster. Uden at han vidste det, havde Camilla aftalt med den ene deltager, at vedkommende først dukkede op efter fem minutter. Anders havde altså et åbningsindslag, der byggede på, at alle tre sad klar fra start.
Han sad et par sekunder uden at sige noget. Så kiggede han ned på arket og opdagede, at der ingen reserve var. Hele rækkefølgen hang på den manglende gæst. Han begyndte at improvisere, men tiden løb, og de to øvrige gæster blev usikre på, hvad der skulle ske.
Efter øvelsen talte vi om, hvad der skete i de sekunder. Anders sagde selv, at han havde følt, at arket arbejdede imod ham. Det var en vigtig erkendelse, for problemet lå ikke i hans vært-evner, men i den måde arket var bygget på.
- Åbningen hang på, at alle tre gæster var til stede fra første minut
- Ingen punkter var markeret som flytbare
- Der var ingen tidsbuffer mellem indslagene
Sådan byggede vi arket om, trin for trin
Vi startede med at dele programmet i faste og bevægelige dele. De faste var åbning, afslutning og de to korte overgange mellem blokkene. De bevægelige var selve samtalerne, som kunne flyttes, forkortes eller byttes om. Anders markerede dem med en streg i margenen, så han kunne se det med et blik.
Derefter lagde vi en buffer ind på to minutter midt i programmet. Den var ikke til noget bestemt, den skulle bare kunne suge en forsinkelse op uden at ramme afslutningen. Til sidst skrev vi en kort plan B ud for åbningen: hvis en gæst mangler, begynder værten med en kort præsentation af emnet og tager de to tilstedeværende først.
Det tog ham under en time at ændre arket. Det blev ikke pænere, men det blev brugbart, og det er den rækkefølge, jeg ønsker for alle, der bygger et løbeark.
- Del programmet i faste og bevægelige punkter
- Læg en tidsbuffer ind midt i forløbet
- Skriv en kort plan B ud for åbningen
Anden gang: han justerede, mens det kørte
Ugen efter gentog vi øvelsen med et nyt fiktivt scenarie og et nyt tidspunkt for den forsinkede gæst. Denne gang vidste Anders, at noget kunne ske, men ikke hvad og hvornår. Han startede med de to tilstedeværende, brugte sin korte præsentation og flyttede den første samtaleblok ned i bufferen, da den tredje gæst endelig kom ind.
Det var ikke fejlfrit. Han glemte at krydse det flyttede punkt af, og overgangen til næste indslag blev lidt ujævn. Men hele holdet kunne følge, hvad der skete, fordi han sagde det højt og rolig: nu tager vi emnet om lokaler først, og så vender vi tilbage til budgettet.
Det, jeg lagde mærke til, var hans åndedræt. Første gang var skuldrene oppe ved ørerne. Anden gang sad han ned i stolen. Et løbeark, der tillader ændringer, giver værten ro, og roen mærker gæsterne.
Hvad en kursist selv kan tage med herfra
Anders er ikke blevet professionel studievært, og det var heller ikke målet. Han har lært at bygge et løbeark, som han kan bruge, også når aftenen ikke forløber som planlagt. Det er en konkret, afgrænset færdighed, og den kan øves uden dyrt udstyr.
Hvis du vil prøve det selv, så tag et af dine egne løbeark frem og læs det med ét spørgsmål for øje: hvad sker der, hvis punkt to rykker ti minutter? Hvis svaret er, at alt andet må ændres, mangler arket fleksibilitet. Marker, hvad der kan flyttes, og hvad der skal stå fast.
Prøv derefter at køre arket igennem med en kollega, der får lov at forstyrre undervejs. Det er den hurtigste vej til at se, hvor arket er stift, og hvor det holder.
- Marker flytbare og faste punkter med to forskellige tegn
- Øv med en kollega, der forstyrrer planen med vilje
- Kør arket igennem på tid, før du bruger det
Anders' løbeark blev ikke bedre, fordi det fik flere detaljer, men fordi det fik luft. En buffer, en plan B og tydelige markeringer gjorde, at han kunne justere uden at miste overblikket. Den slags kommer med øvelse, ikke med et skema alene. Tag dit eget løbeark med ind i næste prøve, og lad nogen rykke et punkt, før du går i gang.